Riskhantering för inköpsavdelningar

I två av Tysklands viktigaste branscher - fordonsindustrin och utrustningsindustrin - kommer vi att se en massiv våg av konkurser under 2010, vilket främst påverkar små och medelstora leverantörer. Permitteringsåtgärder och finansiella buffertar har hjälpt dessa leverantörer under de senaste månaderna att hålla sig flytande, men några av dessa företag har nu slut på pengar. Detta innebär en avsevärd riskpotential för sektorer i dessa industriers kölvatten. Oliver Wyman har intervjuat 150 beslutsfattare i Europa och Nordamerika - från olika branscher - i en ny undersökning: Risikomanagement im Einkauf (Riskhantering för inköpsavdelningar). Resultaten visar att många företag inte är tillräckligt medvetna om dessa risker. Detta kommer att bli ännu viktigare under de närmaste åren än det har varit under 2009, för att skydda sig mot skadliga effekter. Dessutom kan företagen vinna konkurrensfördelar för den kommande konjunkturuppgången genom rätt riskhantering. Under de senaste 12 månaderna rapporterade den tyska bilindustrin nya konkurser nästan varje vecka. Omkring 50 underleverantörer gick i konkurs (med en sammanlagd omsättning på mer än 8 miljarder euro och med över 50 000 anställda). Inköpschefer begrundar nu frågan om vilken påverkan detta kan ha på deras egen produktion. Diagrammet har en zoomfunktion. Hittills har begränsade eller avbrutna leveranser av vissa enskilda delar och komponenter lätt kunnat kompenseras hos de flesta biltillverkare. Gemensamma åtgärder i tider med begränsad produktion kan skapa tillräckligt med andrum. Utrustningstillverkarna har också upplevt en fördubbling av konkurser under de senaste månaderna (jämfört med 2008) till i genomsnitt 30 konkurser per månad. Oliver Wymans studie förutspår en försämrad situation för 2010. Konsultfirman räknar med cirka 70 till 100 konkurser per månad inom fordonsindustrin bara i Tyskland för 2010. "Många underleverantörer har uttömt sina finansiella reserver. Ljusningen som förutspås för 2010 kommer inte att räcka för dem att överleva", säger Christian Heiss, inköpsexpert och partner på Oliver Wyman. "Vi har här ett typiskt problem som nästan alltid inträffar i slutet av en kris", förklarar Christian Heiss ytterligare. Medan stora företag redan har börjat se framåt igen, tvingas många mindre och svagare företag att stänga sin verksamhet. När efterfrågan återfår styrka och börjar stiga igen, blir leverantörernas konkurser särskilt kritiska. Medan vågen av konkurser kommer att drabba bilindustrin mycket hårt, kommer de tyska utrustningstillverkarna ha det mycket värre. Här är beroende av en enda leverantör ganska vanligt. Dessutom har sektorn drabbats särskilt hårt av den ekonomiska nedgången under 2009 - med 50% nedgång i orderingången. Oliver Wymans prognos visar att maskin- och utrustningssektorn i Tyskland måste handskas med mer än 500 konkurser under 2010 (särskilt då från mindre och mer specialiserade företag). Som en dominoeffekt kan företagskonkurser komma att äventyra hela branschsegment - segment som annars är helt friska. Försäljningen förväntas öka igen under 2010 – och det gör risken för misslyckanden också. Detta kan innebära ett stort frågetecken för återhämtningen för vissa företag. Inköpsrisker har inte beaktats tillräckligt Företagens förmåga att hantera växande leverantörsrisker varierar kraftigt visar Oliver Wymans studie. "Många företag har mycket liten insyn i sina leverantörers riskprofil", säger Marc-Oliver Schell, projektledare på Oliver Wyman. "Detta är anledningen till att många bara reagerar när riskerna uppstår, snarare än att vara proaktiva och att upprätta en systematisk riskhantering när det gäller upphandling. Diagrammet har en zoomfunktion. Ibland har förändringar i valet av leverantörer förvärrat risksituation. I jakt på lägre priser har företag ersatt leverantörer utan att beaktat alla risker och förändringar. Nya leverantörer, och då främst från Fjärran Östern, kan inte alltid garantera en viss kvalitet och ganska ofta kan de kringgå en bedömning av deras ekonomiska situation och deras tillförlitlighet. På grund av den höga risken och de långa ledtiderna som uppstår vid byte av en leverantörer kan misstag inte korrigeras med kort varsel. Leverantörer till bilindustrin som varit i riskzonen för en förestående konkurs har räddats av en samlad insats från tillverkarna, genom högre priser. Men denna metod är inget alternativ för utrustningssektorn. Även inom bilindustrin kommer detta att bli en mycket sällsynt företeelse under 2010 på grund av den trängda ekonomiska situationen för de flesta. Trots att Oliver Wymans studie visar tydligt att dessa företag på ledande nivå visar en mycket god riskmedvetenhet, vet endast ett fåtal av dem hur man ska hantera dessa hot och risker. Mer än hälften uppger att de operativa riskerna är viktigast just nu. Finansiella risker (25%) och strategiska risker (17%) visar också ha stor betydelse. Riskhantering i upphandlingen som en konkurrensfördel Företag kan skydda sig mot risken från insolventa leverantörer genom att förse inköpsavdelningarna med ett system för riskhantering. Samtidigt kan en framgångsrik riskhantering vara en viktig konkurrensfördel. En proaktiv riskhantering inom inköpsavdelningarna kan leda till ökade marknadsandelar. Detta kommer mest sannolikt att hända om konkurrenterna påverkas av leverantörernas obestånd och kan då - som en följd - inte leverera i tid. Dessutom kan företag med en effektiv riskhantering enkelt överföra kunskap och ansvar längs försörjningskedjan - utan plötsliga stopp i leveranserna på grund av abrupta leverantörskonkurser. Genom dessa strategiska partnerskap kan företagen öka sin kostnadsbas och skaffa sig konkurrensfördelar. En framgångsrik riskhantering bygger på tydligt definierade processer. Dessa affärsprocesser används för att vara förberedd då tydligt definierade risker uppstår. Utvecklingen av ett omfattande riskhanteringssystem utgör en unik tvärfunktionell uppgift, och det är nödvändigt att kombinera rätt innehåll och information. Här är det viktigt att lämpliga system inom företaget och alla befogenheter förtydligas. I den dagliga verksamheten är den extra belastningen relativt låg. Ofta är de kostnader som orsakas av plötsliga leverantörskonkurser mycket högre än kostnaden för att bygga och driva ett effektivt system för riskhantering. Oliver Wyman har klassificerat företagen - samtidigt som de bedömt system för riskhantering inom inköpsavdelningarna - i fem nivåer. För att bedöma de enskilda åtgärderna för varje företag har riskhantering utvärderats med avseende på strategi, processer, organisation, resurser och system. Företag med en "ostrukturerad" riskhantering svarar endast ad-hoc på förekommande risker, utan en fastställd struktur. "Reaktiva" företag har definierade strukturer för riskhantering, men reagerar bara när risker uppstår. Mer avancerade företag kommer att hantera risker på ett mer "proaktivt" eller "kors-funktionellt" sätt, med tydligt definierade processer, system och resurser. Diagrammet har en zoomfunktion. "Produktiva" företag kommer dock att använda sin riskhantering för att systematiskt ta tillvara möjligheter på en riskabel leverantörsmarknad och för att säkra konkurrensfördelar. Mer än 70% av de företag som intervjuades av Oliver Wyman har antingen en "ostrukturerad" (18%) eller "reaktiv" (55%) riskhantering. Ytterligare 24% av företagen riktar sina inköpsrisker på ett "proaktivt" sätt, men inte "tvärfunktionellt" (3%) eller "värdeskapande" (0%). Genom ett professionellt system för riskhantering kan företag lyckas differentiera sig från sina konkurrenter och skaffa sig en konkurrensfördel inför den kommande återhämtningen. Den nuvarande krisen gör det möjligt att göra nödvändiga förändringar i riskhanteringen. Företag som agerar snabbt och beslutsamt på detta område kommer att gå stärkta ur krisen. Rekommendationer för framgångsrik riskhantering 1. Identifiera risker och prioritera Företagen måste identifiera potentiella risker på ett tidigt stadium (till exempel utföra revisioner, kvantifiera ekonomiska risker och sannolikheten för att de förekommer). Särskilda risker som kan uppstå från en leverantör i konkurs måste prioriteras. 2. Upprätta planer för räddningsinsatser Förbered beredskapsplaner för de viktigaste riskerna och utveckla strategier för att undvika dessa. Till exempel kan en alternativ leverantör inrättas för att reagera snabbt om det skulle bli nödvändigt. 3. Etablera tidiga varningssignaler Risker måste granskas genom ett enkelt och effektivt mätetal och genom en nära och regelbunden kommunikation med leverantörerna. Detta är det enda sättet för företagen att försäkra sig mot obehagliga överraskningar när det gäller deras leverantörsbas. 4. Upprätta tydliga ansvarsområden En framgångsrik riskhantering kräver en tydlig definition av ansvarsområden. 5. Riskpremierna måste beaktas Vid tilldelning av kontrakt till leverantörer bör riskprofiler ingå i beslutsprocessen. För kritiska leverantörer, bör en riskpremie övervägas. ------------------- Källa: Oliver Wyman.